9 Pasos para mejorar el control de la asistencia
GESTIÓN DE LA ASISTENCIA
La gestión de asistencia en empresas puede ser una tarea compleja y propensa a errores si se realiza manualmente. La automatización de este proceso puede ser un cambio transformador para mejorar la eficiencia y el manejo de la fuerza laboral de su empresa.
En este artículo presentamos los pasos, beneficios y consideraciones claves para implementar la automatización en la gestión de asistencia.
Tabla de contenido
Paso 1: Identificar las problemáticas
La gestión de recursos humanos es un aspecto esencial en cualquier empresa. Sin embargo, la falta de automatización y centralización de datos puede generar una gran cantidad de trabajo manual y aumentar el riesgo de errores en la nómina.
La digitalización de los registros de asistencia y la planificación de horarios son clave para mejorar la eficiencia en la gestión de pagos de salarios. La automatización del cálculo de incidencias (Ausencias, Tardanzas, Sobretiempos), el registro de salidas laborales autorizadas y los recargos de ley aplicables para cada trabajador son componentes esenciales para lograr una gestión eficiente de la nómina.
La complejidad de los diferentes tipos de recargos de ley en Panamá, puede generar una gran cantidad de trabajo y aumentar el riesgo de errores. Por lo tanto, es importante contar con un sistema de gestión de tiempo que calcule estos recargos de forma automática. En Panamá hay más de 50 tipos de recargos laborales.
La digitalización de los procesos de gestión de recursos humanos garantiza una mayor eficiencia y una gestión de nómina precisa.
Procesos a digitalizar:
Paso 2: Selección de software de automatización
Una vez identificadas las problemáticas, el siguiente paso es seleccionar un software de automatización que digitalice el proceso manual previamente utilizado en su empresa.
Este software debe ser capaz de digitalizar y centralizar los registros de asistencia, digitalizar la planificación de horarios, registrar salidas laborales aprobadas, calcular automáticamente incidencias e integrarse con su sistema de nómina.
Paso 3: Integración con el sistema de planilla
La integración de su software de Gestión de Tiempo con el software de Gestión de Nómina garantiza evitar errores de pagos de salarios, y ahorro de tiempo al no tener que traspasar esta información manualmente.
Paso 4: Reducción del fraude laboral
El software seleccionado debe ofrecer un control de registro de asistencia seguro. Utilizar tecnologías de reconocimiento facial para validar la identidad de los trabajadores, reduce el fraude de tiempo de forma más eficaz que otros sistemas tradicionales como las tarjetas de identificación, los códigos PIN y los registros escritos.
Paso 5: Gestión de trabajadores en la nube
Digitalizar la información de los trabajadores en la nube centraliza los datos y simplifica la gestión de RRHH. Permite conectar sucursales, oficinas, y trabajadores remotos. Digitalizar información de términos laborales, asignación a sucursales y las reglas laborales para cada trabajador, evita errores al calcular la nómina.
Paso 6: Planificación de horarios inteligentes
La digitalización de turnos laborales permite planificar horarios de manera inteligente. Puedes utilizar calendarios con plantillas semanales, quincenales y mensuales, y enviar notificaciones de cambios directamente a los dispositivos de los trabajadores.
Paso 7: Gestión de eventualidades y saldos
Contar con un software que permita gestionar las eventualidades facilita la coordinación de salidas laborales, la aprobación de vacaciones, incapacidades, licencias y permisos parciales. Esto permite mantener balances de saldos como vacaciones, incapacidades y horas a favor de los trabajadores de forma automática.
Paso 8: Gestión de incidencias y métricas
Un software de gestión de tiempo permite realizar cálculos automáticos de las horas trabajadas, salidas no autorizadas, y sobretiempos generados. Además, genera reportes automáticos en tiempo real, lo que facilita el acceso a información crucial y la toma de decisiones basada en datos.
Paso 9: Conexión con los trabajadores
Un software integrado que cuenta con una aplicación móvil permite conectar a los trabajadores con su empresa y llevar la gestión al autoservicio. La app debe permitir que los colaboradores que trabajan fuera de las instalaciones de su empresa, desde sus casas o de forma dinámica, puedan registrar su asistencia desde su dispositivo móvil.
Esta app debe permitir también ver el horario laboral, gestionar salidas laborales y hacer consultas de saldos tales como fondos de vacaciones y horas compensatorias, entre otras métricas. Esto mejora la conectividad, los tiempos de respuesta para salidas laborales y aumenta la calidad del clima laboral.
Beneficios de utilizar un software completo de gestión de asistencia
- Reducción de errores de nómina.
- Prevención del fraude laboral.
- Simplificación de la gestión de RRHH.
- Devolución de tiempo a los equipos de RRHH.
- Mayor eficiencia en los costos de gestión de nómina.
- Información en tiempo real para la toma de mejores decisiones.
- Mejora el cumplimiento de las normativas laborales.
Consideraciones clave
- Seleccionar un software que cuente con funcionalidades completas.
- Contar con un software que contemple los cálculos laborales de su país.
- Asegurar una correcta integración con el sistema de planilla.
- Capacitar al personal en el uso del nuevo sistema.
- Mantener la seguridad de los datos de los trabajadores.
- Realizar un seguimiento continuo para optimizar los procesos.
En resumen, la automatización de la gestión de asistencia en empresas en Panamá y en todo el mundo ofrece numerosos beneficios. Sin embargo, es fundamental identificar los procesos manuales de su organización y seleccionar el software adecuado que se integre con su sistema o proceso de nómina.
La automatización no solo mejora la eficiencia, sino que también contribuye a un ambiente laboral más productivo y libre de errores.
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